Zadajesz sobie pytanie – Jakie możesz mieć korzyści dzięki współpracy z Wirtualną Asystentką?
Podam Ci 9 korzyści, jakie płyną ze współpracy z wirtualną asystentką.
- 1. Oszczędność czasu i pieniędzy
- 2. Codzienne wsparcie i odciążanie w zadaniach technicznych
- 3. Większa elastyczność działań i lepsza organizacja pracy
- 4. Skupienie się na działaniu i rozwoju biznesu
- 5. Zdobywanie nowych klientów i możliwość skalowania biznesu
- 6. Wzmocnienie słabych obszarów biznesu.
- 7. Możliwość wyboru odpowiedniej asystentki
- 8. Profesjonalna obsługa Klienta
- 9. Większy prestiż
Natomiast w tym artykule szerzej opiszę 3 pierwsze korzyści (wyżej wymienionych), ze współdziałania ze swoją „prawą ręką”.
W kolejnych 2 wpisach, dotyczących tego tematu, poruszę kolejne podpunkty z listy.
Mam nadzieję, że dzięki ich wskazaniu i rozpisaniu, zaczniesz patrzeć na tego typu współprace z innej strony. Równocześnie dając sobie szanse, a może przyzwolenie na jej wypróbowanie.
1. Oszczędność czasu i pieniędzy
Na początek kilka pytań.
Czy zdarza Ci się odkładać zadania na bok, tylko dlatego, że pojawiło się coś bardziej pilnego i wymagającego Twojego pełnego zaangażowania?
Czy zadania odłożone piętrzą się w zastraszającym tempie, a Ty już nie wiesz, w co ręce włożyć?
Czujesz frustrację, bo tracisz kontrolę?
Czy na któreś z nich odpowiedziałeś twierdząco?
Nie muszę chyba Ci przypominać, że doba ma 24 h i mamy tyle samo czasu. Często dochodzimy do ściany i wiemy, że nie uda nam się wykonać niezbędnych czynności w krótkim czasie. Warto się wtedy zastanowić, czy wszystkie wymagają od nas bezpośredniego wykonania. Co możesz oddelegować, zlecić lub przekazać innej osobie?
Nie będę tutaj odkrywcza i zapewne będą to czynności rutynowe, powtarzalne, wymagające wyszukania informacji (tzw. research). Przykładem może być tutaj znalezienie odpowiedniego wykonawcy na konkretny zakres prac.
Dzięki współpracy z wirtualną asystentką zlecasz te czynności. One dzieją się w tle, na zapleczu. Ty dostajesz gotowe dane, negocjujesz ofertę lub nie, podejmujesz decyzje o wyborze. Kolejne czynności również mogą się odbywać bez Twojego udziału jak, chociażby przygotowanie propozycji umowy, omówienie jej z wykonawcą i jej podpisanie.
Pomyśl, ile czasu dzięki temu możesz zyskać? Jak może to wpłynąć na płynność przebiegu inwestycji czy projektu?
Co ważne, nie doprowadzasz do spiętrzenia się zadań. Uwolniony czas, możesz wykorzystać na swoje priorytetowe zadania, wymagające Twojego bezpośredniego zaangażowania.
Kolejny aspekt to pieniądze.
Zastanów się, ile kosztuje Twoja godzina pracy? Czy maksymalnie czerpiesz z jej wykorzystania? Czy czynności rutynowe, jak np. porządkowanie maili, osadzanie dokumentacji na serwer, sprawdzanie jej kompletności, wystawianie faktur, znajdują się w Twojej tzw. wysokiej stawce godzinowej?
Zapewne, nie. Choć muszą być fizycznie wykonane i zapewne mogą zostać zlecone do zrobienia przez kogoś innego. Stąd warto zastanowić się nad wydelegowaniem określonych czynności, aby efektywnie realizować swoje zadania i generować najlepsze rezultaty.
Tylko tyle i aż tyle.
Podjęcie współpracy z wirtualną asystentką spowoduje, że wiele czynności zdejmiesz z siebie, co ważne będą wykonane, a Ty odzyskasz większą kontrolę. Płacisz za czas w 100% wykorzystany na zadanie, dostając konkretne rozliczenie z czasu pracy (np. z aplikacji Toggl). Wirtualna asystentka to nie jest kolejny pracownik, którego musisz pilnować, czy chociażby nie za długo piję kawę.
2. Codzienne wsparcie i odciążenie w zadaniach technicznych
Dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz rozpisać poszczególne zadania i osadzić je w czasie. Delegować je codziennie, bez zamartwiania się, czy o czym nie zapomniałeś. Odpuszczasz zadania mniejszej wagi, a skupiasz się na swoich priorytetach.
Często jest tak, że zamiast wyszukiwania nowych zleceń, sprawdzenie nowej oferty, wybrania się na spotkanie z potencjalnym inwestorem, zajmujesz się milionem innych spraw. Zapewne są one nieodzowne przy prowadzeniu projektu, firmy czy biznesu. Co nie znaczy, że te rozpraszacze, muszą wpływać na osiąganie swoich głównych celów.
A teraz sprawdzam, czy jesteś specjalistą w wielu dziedzinach i programach lub chcesz nim być. Świat pędzi i podlega ciągłym zmianom. Jesteś świetny w swojej działce, na tym się znasz i to daje Ci najlepsze rezultaty. Warto poszerzać swoje kompetencje, tylko pytanie, czy wszystkie. Czy masz czas i umiejętności techniczne, na poznawanie programów, regułek w Excelu czy przygotowywanie raportów, prezentacji? Już nie wspomnę o Twojej (lub Twojej firmy) widoczności w Internecie, dokonywaniu zmian na stronie czy dodawaniu wpisów na blogu.
Rewidując na bieżąco swoje możliwości czy potrzebę dotarcia do swojego klienta, może okazać się, że wsparcie wirtualnej asystentki jest niezbędne.
3. Większa elastyczność działań i lepsza organizacja pracy
Może już miałeś stacjonarną asystentkę i nie do końca spełniła postawione jej oczekiwania. Pytanie, co stało się przeszkodą. Czy jej czas pracy? Czy posiadane umiejętności zdalnego wsparcia?
Decydując się na współpracę z wirtualną asystentką, godziny jej dostępności możesz dostosować do swoich potrzeb. Ona wręcz jest przystosowana do działania zdalnego, więc praca na odległość nie stanowi dla niej trudności. Po części, na wirtualnej asystentce spoczywa obowiązek ciągłego rozwoju i poszerzania kompetencji, aby jak najlepiej odpowiadać zapotrzebowaniu przez klientów. Asystentce stacjonarnej, są przypisane konkretne zadania i ciężko doszukiwać się proaktywnego działania.
Nie uważasz, że to wprowadza duża elastyczność wpasowania się w potrzeby?
Na koniec poruszę jeszcze temat organizacji Twojej pracy.
Oddając cześć swoich zadań wirtualnej asystentce, zrzucasz z siebie czynności, których nie lubisz. Zawsze będą takie zadania, których nie chcemy robić i nic w tym złego. Co ważne zmuszając się do ich realizacji, mogą stać się czynnikiem aktywującym prokrastynację. Wartością dodaną to również to, że jest to osoba, która może nas z zewnątrz motywować, wskazywać priorytety po analizie codziennej poczty. Czy chociażby być odpowiednim buforem dla docierających rozpraszaczy, towarzyszących w ciągu dnia.
Podsumowując
- Czy wyczerpałam temat w zakresie tych korzyści ze współpracy z wirtualną asystentką? Zapewne nie.
- Wskazując kolejne korzyści, chcę skłonić Cię do przemyśleń, do zrewidowania aktualnych działań i wprowadzenia dostępnych udogodnień. Wystarczy jedynie sięgnąć po dostępne rozwiązania.
- Niejednokrotnie zdarza się, że niewinne zlecenie części projektu, nawet małego zadania przeradza się w coś większego. A Ty nie wyobrażasz sobie codziennego funkcjonowania i prowadzenia biznesu bez dodatkowej, zdalnej pomocy.
