Po co delegować zadania wirtualnej asystentce?
Dlaczego mam tracić czas, jeśli sam zrobię to szybciej a może i lepiej?
Czy aby na pewno?
Nie muszę chyba przypominać, że doba ma tylko albo aż 24 h. Wszyscy mamy tyle samo czasu.
W dobę nie jesteś w stanie „upchnąć”, więcej niż może przyjąć. Ty nie masz możliwości wziąć więcej, choć dotychczasowe czynności wykonywałeś SAM i perfekcyjnie. Tylko pytanie, jakim i czyim kosztem. Zakładam, że nie pracujesz 12 h. A w swoją dobę chciałbyś włączyć czas na przyjemności, sport, wspólny czas z rodziną, rozwój. Może to już ten czas pomyśleć o dodatkowym wsparciu i oddelegowaniu części swoich obowiązków.
Współpraca z wirtualną asystentką
Na współpracę z wirtualną asystentką popatrz przyszłościowo, traktuj ją jako rodzaj inwestycji.
Początkowo musisz włożyć trochę swojego cennego czasu, aby osobę wdrożyć, przeszkolić.
Zapewne też trudno będzie znaleźć kogoś, kto w 100% będzie odpowiadać Twoim wymaganiom.
Przy takiej współpracy ważny, a nawet nie wiem, czy nie najważniejszy jest wspólny język tzw. „flow”.
Jestem zadania, że współpraca powinna być z korzyścią dla obu stron, w komfortowej atmosferze, oparta na zaufaniu.
Stąd nie polecam skupiać się tylko na kompetencjach. Bo zawsze można zapytać asystentkę, czy jest gotowa nauczyć się czegoś nowego.
Drugą opcją jest sprawdzenie, czy nie ma w gronie swoich kontaktów osoby, która zajmuje się wymaganą, pojedynczą czynnością.
Ona sama skoordynuje projekt, obejmując tę współpracę.
Co można delegować?
Wróćmy jeszcze do tego, co można lub co chciałbyś oddelegować.
Tutaj musisz wypisać zadania, które wymagają Twojego bezpośredniego zaangażowania, a które nie.
Jakie są działania priorytetowe, dające możliwość rozwoju firmy i znajdują się w Twojej „wysokiej stawce godzinowej”.
Przykładowo, mogą to być czynności rutynowe, których nie chcesz lub nie lubisz wykonywać.
Potrzebujesz przykładów?
- Twoje zadania: spotkania z inwestorami, koordynowanie nowych zleceń, sprawdzenie ofert i umów pod nowe projekty, planowanie inwestycji, ustalanie strategii, analiza finansów firmy, doglądanie przebiegu projektów itd.
- Czynności, które możesz oddelegować i zatwierdzać poszczególne etapy: rozpisanie projektów, wraz z przypisaniem do zadań członków zespołu, wystawianie faktur, porządkowanie korespondencji mailowej, umawianie spotkań, zarządzanie kalendarzem, poszukiwanie wykonawców, negocjowanie ofert, przygotowywanie umów, zamawianie materiałów, aktualizacja strony internetowej, przygotowywanie wpisów na bloga, przygotowanie ulotek/wizytówek i wysłanie ich do drukarni, zamówienie hotelu, zamówienie prezentów itd.
- potrzebujesz dorywczego wsparcia osoby z doświadczeniem w branży.
W momencie, kiedy masz już swój podział. Zabierasz się za ustalenie kryteriów dla osoby, która miałaby stać się Twoją wirtualną asystentką.
Następny krok to rozpoczęcie poszukiwań. Warto korzystać z konsultacji, które przeważnie są darmowe. Dzięki niej masz możliwość weryfikacji, czy komunikujecie się na podobnych falach, czy będzie rozumieć specyfikę środowiska, w jakim się obracasz. Jakie ma doświadczenie, w jakich godzinach jest dostępna, w jaki sposób się rozlicza.
Finalnie, czy będzie mogła być godnym zaufania wsparciem w codziennych prowadzeniu firmy lub projektach.
Mam nadzieję, że choć trochę pomogłam w sprecyzowaniu kryteriów, jakimi się powinieneś kierować przy wyborze swojej idealnej wirtualnej asystentki.
Rozumiem, że możesz poczuć dyskomfort czy obawę, jeśli chodzi o samą delegację zadań. Do tej pory nie musiałeś tego robić w takim zakresie lub w ogóle tego nie robiłeś. Wierz mi, że asystentka z tą umiejętnością ma do czynienia na co dzień. W tej kwestii będzie pomocna i wypracujecie wspólny system komunikacji.
Co mogę zyskać dzięki współpracy z wirtualną asystentką?
Masz już sprecyzowane, kogo potrzebujesz. Teraz pora utwierdzić się w przekonaniu, że w ogólnym rozrachunku zyskasz na tej współpracy.
Nie chodzi o sam fakt wydanych pieniędzy, ale o realne dostrzeżenie poprawy jakości Twojej pracy i życia. Tutaj trzeba sobie zadać dodatkowe, pomocnicze pytanie. Jak cenny jest dla mnie czas?
W tym punkcie również polecam wypisać. Ile czynności, które dotąd wykonywałeś, zajmowały Ci czasu w godzinach, w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca. Polecam podliczyć czas tych zadań, które chciałbyś oddelegować. Ta metoda pozwoli nakreślić cały obraz sytuacji. Pomoże także wybrać odpowiedni pakiet godzinowy u asystentki. Gdy już to masz, zastanów się, na co mógłbyś wykorzystać czas, który zyskasz. Co nowego mógłbyś zrobić dzięki takiej współpracy, bo do tej pory brakowało Ci szczególnych umiejętności i nie wiedziałeś, czy podołasz. Jakie nowe drzwi mogłyby się otworzyć przed Tobą.
Czy to Ci się opłaci?
Pomyśl, że 5 h, 10 h, 20 h odzyskujesz dzięki współpracy. Początkowo możesz poświęcić 2-3 h na wdrożenie. Nie wykluczone, że w pierwszym miesiącu ten czas wypracowywania wspólnego systemu może się wydłużyć. Nie chcę, abyś czuł zawód z tego faktu. Wierz mi, w dalszej perspektywie zaprocentuje.
Podsumowując
Liczę, że dzięki temu wpisowi zobaczysz inny punkt widzenia możliwości podjęcia współpracy z wirtualną asystentką. Będziesz mieć szerszą perspektywę i może dostrzegłeś już takie zadania, które mógłbyś oddelegować.
Wracając jeszcze do początku wpisu – świat się nie zawali, jeśli Ty oddasz cześć swoich obowiązków. Wprowadzenie nowej osoby do zespołu, powierzenie jej części zadań nie sprawi, że Ty stracisz kontrolę. Liczą się efekty i to powinno być właściwą miarą.